Creo que debo partir por aclarar, el motivo del título del presente documento. Pues bien, no es desconocido para nadie el hecho de que la mayor parte de las implementaciones de SAP R3, no ha estado ajena a más de un dolor de cabeza.
En muchas empresas, estas implementaciones han terminado con salidas de importantes ejecutivos, y muchos niveles de frustración internos, por no haber logrado la promesa de calidad de información y control esperado; sin embargo, SAP R3 se impone con su gallardía, teniendo a la vista la capacidad de controlar hasta el más mínimo aspecto de la operación, especialmente en organizaciones complejas.
Por su parte el SAP BO o bien llamado, Business One; es la versión simple del SAP R3; es decir, formulado para empresas con sólo una fábrica, y un punto de venta directo.
En este sentido, creo que lo primero que debemos decir, es que el SAP BO tiene todo lo que tiene el SAP R3; en un ambiente único, y no separado por módulos, como es necesario para el SAP R3.
El Sistema SAP R3 consta, en la vista modular, de áreas homogéneas, que soportan las operaciones empresariales de una empresa y trabajan integradas en tiempo real. Las siglas SAP (System, Applications and Products) identifican a una compañía de sistemas informáticos con sede en Alemania, que se introdujo en el mercado de los sistemas de información con un producto denominado SAP R2, antecesor al SAP R3.
La integración en SAP se logra través de la puesta en común de la información de cada uno de los módulos y por la alimentación de una base de datos común. El sistema SAP está compuesto de una serie de módulos funcionales que responden de forma completa a los procesos operativos de las compañías.
Las aplicaciones R3 están organizadas en tres núcleos de áreas funcionales: logística, finanzas y recursos humanos. Estas tres áreas funcionales están a su vez divididas en aplicaciones o módulos. Además de estas aplicaciones, SAP ha creado las Industry-specific solutions (ISS), en castellano soluciones sectoriales, las cuales como su propio nombre indica, se han desarrollado a medida para un tipo de sector industrial específico. Algunos ejemplos de estas soluciones serían:
- IS-OIL Es la solución sectorial para compañias petrolíferas
- IS-T Es una solución sectorial para Telecomunicaciones
- IS-B Es una solución sectorial para Bancos
- IS-Retail Es la solución sectorial para Minoristas
Además de estas soluciones sectoriales de las que hay actualmente más de 19, están disponibles una serie de componentes multiaplicaciones estándares, tales como el SAP Business Workflow. Esta herramienta no está delimitada a una única aplicación o módulo; puede usarse en todo el sistema para integrar y optimizar los procesos de R3.
Esta funcionalidad workflow representa una de las diferencias sustantivas entre el SAP R3 y el SAP BO, toda vez que este último presenta una herramienta similar, aunque por lejos más simple; denominada "modelos de autorización".
El workflow del SAP R3 tiene la particularidad de que puede navegar por fuera del sistema, y tomar elementos de los distintos módulos; avanzar por outlook y concluir en un proceso de autorización o de información, importante para la compañía.
Aspecto Central -La Funcionalidad-
La definición entregada, da cuenta del aspecto central a considerar en una implementación. El SAP R3 y también el SAP BO, no son más que herramientas funcionales, cuya definición de QueHacer debe ser dada por la organización.
La funcionalidad, debe responder a un concepto más global cual es una lógica de planeamiento estratégico, que mire el futuro de la compañía, mire los objetivos estratégicos, y los aspectos que en el tiempo, esta quiera fortalecer; evidentemente considerando el costo-beneficio.
Para aterrizar la idea, colocaré un pequeño ejemplo.
Supongamos una organización, que quiere fortalecer la relación con su cliente, tal de que éste vea a la institución casi como un "amigo". ¿Por qué una empresa querría algo así?, bueno, porque en cada contacto con su cliente, finalmente "gana".
Esta empresa, podría adoptar la "funcionalidad" de registrar en el maestro de socios de negocios de SAP (indistintivamente) , el dato del género de su cliente, y la fecha de su cumpleaños; tal de enviarle saludos tanto cuando esté de cumpleaños, y en el extremo, también cuando esté de santo. Eventualmente, también podría enviarle obsequios e invitaciones a eventos, dependiendo del perfil de su cliente.
En el ejemplo, sería indispensable definir las labores operativas del módulo SD y especialmente, lo que se refiere al maestro MD y al SI, sistema de información de ventas.
Con esto, quiero decir que es la funcionalidad la que le da vida al SAP (tanto R3 como BO). La herramienta pura, no sirve sin una adecuada forma de hacer las tareas, siempre orientados al plan que rige el andar de la organización.
La Funcionalidad Y La Cultura Organizacional
SAP trae una funcionalidad navita, y presenta una propuesta contable-financiera, que está en línea con las buenas prácticas.
Las organizaciones, en ocasiones; deben adaptar sus procedimientos, teniendo a la vista la realidad operacional.
Es así como el módulo FI-AP, en ocasiones debe definir una funcionalidad controlada que soporte el anticipo de proveedores. En el SAP BO, tenemos básicamente dos opciones para esto: pago a cuenta, o la contabilización vía "anticipo" y la elección de uno o de otro, depende de la definición funcional que se le haya dado al sistema.
Lo cierto, es que en cualquier caso existe evidencia de que el mayor control y las formas que exige SAP, tienden a retrasar los procesos internos cotidianos, como son los cierres, la generación de pagos a proveedores, o bien, el ingreso de los pagos de clientes; es decir, cada paso, se ve multiplicado por varios registros detallados.
En este punto, es donde se concentran los problemas. No siempre se cuenta con el liderazgo interno, que conozca el sistema y que permita alivianar las dosis de frustración de los usuarios.
Es indispensable que la jefatura constituya un soporte permanente, que permita al equipo confiar en sus pasos, y avanzar en lograr cumplir el propósito de la organización.
Claudia Valdés Muñoz
cvaldesm@uc.cl
(08) 1393599
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